Plus le progrès avance, plus on voit apparaître de nouveaux outils qui permettent d’aider les entreprises dans leur développement et le maintien de leur notoriété. Avec les exigences grandissantes et une concurrence qui s’annonce toujours plus rude, il est devenu essentiel pour une entreprise de rester à la pointe de la technologie afin d’être le plus performant possible et de rester dans la course. 

C’est notamment le cas pour le service commercial qui s’occupe de la prospection. La prospection, c’est la recherche de clients potentiels dont les besoins pourraient correspondre à ce que l’entreprise a à offrir et ensuite les contacter dans le but de proposer le service le plus adapté. 

Dans un objectif de gain d’efficacité, un des outils qui pourra vous permettre de développer tout le potentiel du département commercial de votre entreprise est le logiciel de téléprospection. C'est ce dernier article, on vous explique comment fonctionne un logiciel de téléprospection, quels en sont les avantages et comment le déployer au mieux pour profiter de tout son potentiel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de téléprospection ?

Globalement, il s’agit d’un logiciel qui va composer automatiquement des numéros à la place de l’opérateur commercial. Plus en détails, son fonctionnement est très simple et il est également facile d’en voir les bénéfices potentiels pour une société.

Comment ça marche ?

Vous devez disposer d’une base de données comportant des numéros de téléphone et ensuite la télécharger dans le système. Le logiciel de téléprospection va se charger de les appeler grâce à son composeur automatique dont il existe plusieurs type qui dépendent du besoin de l’entreprise en prospection commerciale : 

• Mode Preview : il s’agit d’un composeur qui permet d’avoir accès aux informations sur le client (si elles existent) avant de lancer l’appel afin que l’agent puisse proposer directement la solution la plus adaptée. Le problème de ce mode est le manque d’efficacité, ici, l’agent doit lui-même déclencher l’appel mais il reste bien utilisé pour des bases de données dont la taille est minime.
• Progressive Dialer : ce composeur va prendre les numéros de téléphone de la base de données et va composer simultanément autant de numéros qu’il y a d'opérateurs disponibles. Ce mode est principalement utilisé lorsque les conversations ne sont pas longues ou alors que les bases de données sont légères.
• Predictive Dialer : c’est un mode qui permet d’appeler plusieurs numéros en même temps quel que soit le nombre d’agents disponible afin de maximiser le centre d’appel et d’éviter d’avoir des moments pendant lesquels les opérateurs ne sont pas occupés.

Un des avantages d’un logiciel de téléprospection, c’est le fait que les systèmes ont la capacité de détecter l’état d’un appel. Si le logiciel détecte que l’appel est pris en charge, il transférera directement l’appel à l’agent le plus qualifié (défini en amont dans une configuration de compétence). Dans le cas où un appel n’est pas décrocher, le système passe à la ligne suivante de la base de données et enfin les logiciels de téléprospection sont capables de détecter les messageries vocales et ici ils appellent le prochain numéro.

Les bénéfices de la téléprospection 

Le fait d’automatiser le lancement de ses appels pour des campagnes d'appels présente de nombreux avantages qui découlent presque tous du gain de temps que représente la composition automatique.

Ainsi le fait d’économiser du temps permet aux agents de se concentrer sur des tâches qui requièrent plus d’attention et ainsi pouvoir accentuer la personnalisation de l’attention délivrée au prospect. Par conséquent, si vous montrez une attention plus particulière, vous pourrez augmenter vos leads. 

Grâce à la prospection par téléphone, vous aurez la possibilité de mesurer rapidement et fiablement les résultats de vos campagnes. Que ce soit pour le nombre d’appels décrochés, le taux de succès, le temps que les opérateurs commerciaux ont passé au téléphone en moyenne par client potentiel et bien d’autres. Grâce à ces statistiques, vous pourrez adapter votre stratégie et comme elles sont disponibles très rapidement, vous ne perdrez pas de temps pour corriger vos objectifs.  

Développer le potentiel d’un logiciel de téléprospection 

Pour maximiser le potentiel d’un logiciel de téléprospection, le mieux est souvent de l’intégrer ou d’y ajouter des outils supplémentaires. En plus d'optimiser la gestion, cela peut libérer encore plus de temps aux agents pour la personnalisation et donc, comme nous l’avons évoqué ci-dessus, augmenter les leads. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent être ajoutées au logiciel de téléprospection.  

L’intelligence artificielle

Sujet brûlant à la fois dans l’actualité high tech que dans l’actualité business, l’Intelligence Artificielle se met de plus en plus au service des entreprises. Dans ce contexte, on pense plus particulièrement aux agents conversationnels qui permettent de prendre la main sur les conversations humaines. Dans le cas du logiciel de téléprospection, un robot qui pourrait s’avérer des plus efficaces est le voicebot. Ce sont des systèmes basés sur l’Intelligence Artificielle qui sont capables de maintenir une conversation plus ou moins complexe (selon la gamme) avec un humain. On peut le configurer et le coupler avec l’automate d’appels afin que le voicebot puisse délivrer le message commercial et répondre à d’éventuelles questions. 

Dans le cas où le voicebot ne comprend pas la requête émise par le prospect ou le client, c’est à ce moment que l’appel est transféré vers l’agent commercial disponible. 

Cette technologie peut faire gagner un temps énorme aux opérateurs commerciaux qui pourront, par conséquent, se focaliser sur d’autres missions que la prospection commerciale par téléphone, tout en restant alerte au cas où le voicebot ne comprendrait pas. 

Le logiciel de Call Center

Son rôle premier est de passer des appels et recevoir des appels via un numéro virtuel, mais un logiciel de call center joue aussi le rôle de centralisateur. Grâce à l’intégration de votre logiciel de téléprospection dans ce système d’appel, vous pouvez avoir accès à toutes fonctionnalités depuis une seule plateforme.  

De plus, le panel de compétences propre à chaque agent qui va déterminer où se transfère l’appel sera déjà programmé et il n'y aura donc pas besoin de le reprogrammer dans le logiciel de téléprospection. Depuis un logiciel de call center, on peut connecter tous les outils les plus importants pour le développement d’une entreprise. Que ce soit une application de messagerie instantanée comme WhatsApp ou des logiciels de gestion, tout est connectable à cette unique plateforme.